l'Agenzia delle Entrate con la Risposta all'istanza di interpello 9 ottobre 2019, n. 403 precisa che qualunque documento analogico a rilevanza fiscale (es. le note spese e i loro giustificativi) deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le seguenti caratteristiche(cfr art. 2 del D.M. 17 giugno 2014  ;  art. 3 del D.P.C.M. 13 novembre 2014 ; art. 3 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013):

• immodificabilità,
• integrità,
• autenticità
• leggibilità

Qualora il processo predisposto soddisfi tali caratteristiche, lo stesso potrà essere adottato dal contribuente e pertanto i documenti analogici potranno essere legittimamente sostituiti da documenti informatici.

La risposta in esame è interessante anche perché ribadisce taluni principi sin qui sostenuti dalla giurisprudenza di legittimità in materia di inerenza delle spese dedotte dal contribuente.

È stato infatti affermato che in materia di imposte sui redditi, la semplice produzione di documenti di spesa - quali ad esempio le “note spese” liquidate da una società ai propri dipendenti - non prova di per sé la sussistenza del requisito dell'inerenza all'attività d'impresa. Infatti, affinchè un costo possa essere incluso tra le componenti negative di reddito, non solo è necessario che ne sia certa l'esistenza, ma occorre altresì che ne sia comprovata l'inerenza, vale a dire che si tratti di spesa che si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito d'impresa.

Al fine di provare tale ultimo requisito, inoltre, non è sufficiente che la spesa sia stata riconosciuta e contabilizzata, atteso che un costo può essere correttamente inserito nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi - oltre che l'importo – anche la ragione della stessa (in tal senso si richiamano le seguenti pronunce della Corte di Cassazione: sentenza 24 marzo 2006, n. 6650 e ordinanza 9 maggio 2017, n. 11241).

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