l'Agenzia delle Entrate (Risposta a istanza di interpello 20 settembre 2019, n. 388) ha stabilito i requisiti richiesti ai fini della dematerializzazione dei giustificativi di spesa relativi alle trasferte dei dipendenti. In particolare, la procedura di conservazione delle “note spese” deve risultare idonea a garantirne:

• l’immodificabilità;
• l’integrità;
• l’autenticità;
• la leggibilità.

Si richiama pertanto l’art. 3 del D.M. 17 giugno 2014, che prescrive:

1. il rispetto del codice civile, del C.A.D. e delle relative regole tecniche, nonché delle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;
2. le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;
3. l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

L'Agenzia sottolinea che la “nota spese” in formato analogico può essere considerata un documento originale “non unico” alla luce di quanto precisato nella Risoluzione 9 luglio 2007, n. 161/E, secondo cui “se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità”. Di conseguenza, il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle “note spese” dei trasfertisti si considera perfezionato, ai sensi degli artt. 3 e 4 del richiamato D.M. 17 giugno 2014, senza necessità che un pubblico ufficiale attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Qualora invece il giustificativo allegato alla “nota spese” non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, lo stesso ha natura di documento analogico originale “unico”, la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.

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