A partire dal 1° gennaio 2025, il quadro fiscale riguardante le trasferte e le spese di rappresentanza è stato profondamente riscritto. Il fulcro della riforma risiede nel rafforzamento dell'obbligo di tracciabilità, introdotto con l'obiettivo di contrastare l'evasione fiscale e favorire l'emersione di base imponibile; In particolare, per determinate categorie di spesa sostenute in Italia, non è più sufficienTracciabilità e deducibilità delle spese di trasferta e rappresentanza – Novità per il Modello REDDITI 2026 (Periodo d’imposta 2025) te la sola documentazione fiscale (fattura o ricevuta), ma è richiesto che il pagamento sia avvenuto tramite strumenti elettronici tracciabili. Parallelamente, è stata introdotta una significativa semplificazione per le trasferte all'interno del territorio comunale, superando il rigido obbligo di presentare documenti provenienti esclusivamente dal vettore.
Tipi di spese destinatarie del provvedimento
L’obbligo di tracciabilità riguarda specificamente le seguenti spese sostenute nel territorio dello Stato:
- Vitto e alloggio (inclusa l'eventuale imposta di soggiorno)
- Viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (es. taxi e NCC)
- Spese di rappresentanza (ovunque sostenute, quindi anche all'estero)
Sono invece escluse dall'obbligo di pagamento tracciabile (ma devono comunque essere documentate):
- Spese di viaggio tramite servizi di linea (aerei, treni, autobus, navi) -Indennità chilometriche per l'uso del mezzo proprio
- Pedaggi autostradali e parcheggi (se documentati in modo univoco)
- Trasferte effettuate interamente all'estero (limitatamente alle spese di vitto, alloggio e trasporto)
definizione di trasferta
Tra gli elementi essenziali del contratto di lavoro rientra l’indicazione del luogo in cui deve essere svolta la prestazione lavorativa. Il datore di lavoro è infatti tenuto, al momento dell’assunzione, a comunicare al lavoratore la sede di lavoro oppure, in assenza di una sede fissa o prevalente, che l’attività potrà essere svolta in luoghi diversi.
Rientra tuttavia nei poteri organizzativi e direttivi del datore di lavoro la possibilità di richiedere al dipendente di svolgere temporaneamente la propria attività in un luogo diverso da quello abituale. In questo caso si configura l’istituto della trasferta, al quale si collega uno specifico trattamento:
- economico
- fiscale
- contributivo
In linea generale, si parla di trasferta quando il lavoratore viene inviato temporaneamente a svolgere la propria attività in una sede diversa da quella di lavoro abituale. L’ordinamento non fornisce una definizione normativa precisa di tale istituto, la cui individuazione è stata quindi elaborata principalmente dalla giurisprudenza.
La Corte di Cassazione ha chiarito che l’elemento caratterizzante della trasferta è la temporaneità dello spostamento rispetto alla sede ordinaria di lavoro. Ai fini della sua configurazione assume rilievo soprattutto la permanenza del legame tra il lavoratore e la sede originaria, mentre risultano irrilevanti sia la durata anche prolungata dello spostamento sia l’eventuale coincidenza tra il luogo della trasferta e quello di un successivo trasferimento.
Dal punto di vista economico, durante la trasferta il lavoratore continua a percepire la normale retribuzione e ha diritto al rimborso delle spese sostenute nella località di destinazione, che può avvenire in forma analitica o forfettaria. Ulteriori indennità o rimborsi possono essere previsti dalla contrattazione collettiva o individuale.
Regime fiscale
Per quanto riguarda il regime fiscale e contributivo, salvo specifiche deroghe di legge, l’art. 12 della Legge n. 153/1969 stabilisce che la base imponibile contributiva coincide con quella fiscale, determinata secondo i criteri previsti dagli artt. 49 e 51 del TUIR.
Il trattamento applicabile varia inoltre a seconda che la trasferta venga svolta all’interno oppure al di fuori del territorio comunale in cui si trova la sede abituale di lavoro.
In caso di trasferta possono essere riconosciute al lavoratore tre diverse modalità di rimborso:
- regime forfettario (indennità di trasferta), che consiste in una somma corrisposta per compensare complessivamente i disagi e le spese sostenute;
- regime misto, che prevede una combinazione tra indennità forfettaria e rimborso analitico di alcune spese, in particolare vitto, alloggio e trasporto;
- rimborso analitico (o a piè di lista), basato sul rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate.
La normativa non impone una documentazione obbligatoria per dimostrare la trasferta. Tuttavia, è opportuno conservare tutti gli elementi utili a provarne l’effettivo svolgimento (ad esempio biglietti di treno o aereo, ricevute taxi, pedaggi autostradali, fatture Telepass, ricevute di ristoranti o altri esercizi situati nel luogo di trasferta), così da evitare contestazioni relative a trasferte fittizie. Nel caso di rimborso analitico, invece, è necessario predisporre il prospetto riepilogativo delle spese (piè di lista).
Limiti di esenzione delle indennità
La determinazione dell’indennità esente da imposizione varia in funzione del tipo di rimborso applicato.
Regime forfettario L’indennità corrisposta al lavoratore in trasferta è esente da imposte e contributi fino a:
- 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia;
- 77,47 euro al giorno per trasferte all’estero.
Regime misto
Quando al lavoratore vengono rimborsate, oltre alle spese di viaggio, anche alcune spese di vitto o alloggio, i limiti di esenzione si riducono:
- 30,99 euro al giorno (51,65 euro per l’estero) se è rimborsato o fornito gratuitamente vitto oppure alloggio;
- 15,49 euro al giorno (25,82 euro per l’estero) se sono rimborsati o forniti gratuitamente sia vitto sia alloggio.
La scelta del regime di trasferta è rimessa alle parti e può essere modificata nelle missioni successive. Non è invece possibile cambiare il regime nel corso della stessa trasferta.
Spese esenti
Quando la trasferta avviene fuori dal territorio comunale, sono generalmente esenti:
- le spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, se effettivamente sostenute;
- le spese documentate;
- altre spese non documentabili entro il limite giornaliero di 15,49 euro (25,82 euro per trasferte all’estero).
Qualora vengano rimborsate integralmente tutte le spese sostenute e documentate, l’eventuale indennità di trasferta aggiuntiva diventa interamente imponibile, sia ai fini fiscali sia contributivi.
Trasferte all’interno del territorio comunale
Prima delle modifiche introdotte dal D.Lgs. n. 192/2024, nelle trasferte svolte all’interno del territorio comunale:
- l’indennità di trasferta era interamente imponibile;
- erano esenti soltanto i rimborsi delle spese di viaggio o trasporto documentate dal vettore;
- tutte le altre spese rimborsate, comprese quelle di viaggio non documentate (come il parcheggio), erano considerate retribuzione imponibile.
Controlli e sanzioni
Sul tema è intervenuto anche il Ministero del Lavoro con la Lettera circolare 14 giugno 2016 n. 11885, chiarendo che la sanzione per infedele registrazione nel LUL può essere applicata quando l’indennità di trasferta viene utilizzata in modo improprio, ad esempio:
- quando nel LUL viene indicata una trasferta mai effettuata, al fine di mascherare altre voci retributive (come compensi per lavoro straordinario);
- quando sotto la voce trasferta vengono registrati compensi destinati a lavoratori trasfertisti, per i quali è previsto un diverso regime contributivo.
Soggetti destinatari
I nuovi obblighi si applicano trasversalmente a diverse categorie di contribuenti:
- Lavoratori dipendenti e assimilati: ai fini della non imponibilità dei rimborsi percepiti
- Esercenti arti e professioni (Lavoratori Autonomi): per la determinazione del reddito professionale e la deducibilità dei rimborsi ai committenti o ai propri dipendenti Imprese (Soggetti IRES e ditte individuali): per la deducibilità dal reddito d'impresa dei costi sostenuti direttamente o rimborsati ai dipendenti/amministratori
La tracciabilità
Perché la spesa sia considerata "tracciabile", il pagamento deve essere effettuato con strumenti che garantiscano l'identificazione dell'autore e permettano controlli efficaci.
Strumenti ammessi:
- Bonifico bancario o postale
- Carte di debito, credito e prepagate
- Assegni bancari e circolari
- Pagamenti tramite smartphone (App) collegati a conti correnti (es. e-mail di conferma o ricevute in-app)
L'estratto conto bancario o della carta costituisce una prova residuale e opzionale, utilizzabile qualora non siano disponibili altre prove della transazione.
La ripercussione sul modello redditi PF e PG
L'inosservanza degli obblighi di tracciabilità ha impatti diretti sulla determinazione delle imposte nel Modello REDDITI 2026:
- IRPEF (Persone Fisiche - Dipendenti): Se il dipendente paga in contanti una spesa soggetta a obbligo (es. hotel in Italia), il rimborso erogato dall'azienda perde l'esenzione e concorre integralmente a formare il reddito di lavoro dipendente tassabile
- IRPEF/IRES (PF e PG - Professionisti e Imprese): La mancata tracciabilità dei pagamenti (per vitto, alloggio o taxi/NCC in Italia) comporta la totale indeducibilità del costo dal reddito d'impresa o di lavoro autonomo, indipendentemente dall'inerenza della spesa o dalla presenza di una fattura regolare.
- IRAP: Le novità in tema di tracciabilità rilevano anche per la determinazione della base imponibile dell'Imposta Regionale sulle Attività Produttive, influenzando il calcolo del valore della produzione netta
Lo Studio resta a disposizione per ogni ulteriore chiarimento. Se cerchi un software (App) per gestione presenze, trasferte e note spese contattaci
Fonti normative
