OBBLIGHI DA NON SOTTOVALUTARE, PROFILI DI CONTROLLO E OPPORTUNITÀ DI REGOLARIZZAZIONE, IN VISTA DEI FUTURI CONTROLLI IN VISTA DEI FUTURI CONTROLLI DA PARTE DEL RUNTS
la corretta tenuta dei libri sociali obbligatori e del registro dei volontari.

Si tratta di adempimenti che non possono essere considerati meri formalismi. Al contrario, essi costituiscono parte integrante della corretta organizzazione dell’ente, della sua trasparenza interna, della regolarità dei processi decisionali e della capacità di superare eventuali verifiche da parte degli uffici competenti. I controlli ordinari sugli ETS comprendono espressamente sia la corretta tenuta dei libri sociali obbligatori sia il rispetto delle regole sul registro dei volontari e sull’assicurazione dei volontari stessi

In Sintesi

Cosa va verificato subito negli ETS:

• presenza e aggiornamento del libro associati;
• presenza e regolare compilazione del libro verbali assemblee;
• presenza e regolare compilazione del libro verbali dell’organo amministrativo;
• eventuale tenuta dei libri dell’organo di controllo e del revisore, se nominati
• presenza e aggiornamento del registro dei volontari non occasionali 
• coerenza tra registro dei volontari e copertura assicurativa obbligatoria 

 Indicazione operativa dello Studio
anche quando non vi sia un obbligo generalizzato di vidimazione per gli ETS associativi, è comunque opportuno valutare la vidimazione preventiva dei libri sociali come buona prassi di ordine, certezza documentale e rafforzamento probatorio. Per gli enti non commerciali, infatti, la disciplina della tassa annuale di vidimazione riguarda in via tipica le società di capitali, mentre tra i soggetti esclusi risultano gli enti non commerciali, quali associazioni e fondazioni

1. Libri sociali: obbligo legale e presidio di corretta amministrazione

Negli ETS, i libri sociali obbligatori rappresentano la base documentale minima della vita dell’ente. Gli statuti conformi al Codice del Terzo Settore richiamano normalmente, tra i libri obbligatori:

• il libro degli associati
• il libro dei verbali delle assemblee
• il libro dei verbali dell’organo di amministrazione
• se istituiti, i libri dell’organo di controllo e del revisore 

La loro importanza è sostanziale. Essi servono a documentare:

• chi fa parte dell’ente
• chi ha diritto di voto
• come vengono convocate e svolte le assemblee
• quali decisioni vengono assunte dagli organi sociali
• se la gestione è stata effettivamente trasparente, ordinata e coerente con lo statuto.

Quando i libri sociali sono mancanti, incompleti o aggiornati in modo irregolare, l’ente si espone a criticità rilevanti sotto il profilo interno e nei confronti dei terzi.

2. Registro dei volontari: obbligo sostanziale e collegamento con l’assicurazione

L’ETS che si avvale di volontari deve iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono la propria attività in modo non occasionale. La documentazione esamina espressamente tale obbligo e ne sottolinea la rilevanza concreta.
Il registro dei volontari è importante perché consente di:

• identificare formalmente i volontari dell’ente
• distinguere il volontariato stabile da attività sporadiche o diverse
• documentare l’apporto organizzativo del volontariato
• coordinare correttamente la posizione dei volontari con l’obbligo assicurativo

Ai sensi dell’art. 18 CTS, infatti, gli ETS che si avvalgono di volontari devono assicurarli contro infortuni, malattie connesse all’attività svolta e responsabilità civile verso terzi; la sussistenza della copertura assicurativa è elemento essenziale anche nei rapporti convenzionali con le amministrazioni pubbliche; Il registro deve essere vidimato.

Nei controlli sugli ETS viene verificato espressamente che:

• siano rispettate le norme dell’art. 17 CTS
• il registro dei volontari sia correttamente tenuto
• l’obbligo assicurativo sia stato adempiuto

Per ODV e APS, inoltre, il numero dei volontari iscritti nel registro dei volontari dell’ente rientra tra le informazioni rilevanti anche ai fini del RUNTS

Check List Operativa

Si suggerisce di procedere immediatamente alle seguenti verifiche

Libri sociali

• È presente il libro associati?
• Il libro associati è aggiornato con ammissioni, recessi, esclusioni e cessazioni?
• È presente il libro verbali assemblee?
• I verbali assembleari sono completi di data, convocazione, presenze, quorum e deliberazioni?
• È presente il libro verbali dell’organo amministrativo?
• I verbali del consiglio/amministrazione risultano regolarmente aggiornati?
• Se nominati, sono presenti i libri dell’organo di controllo e/o del revisore?

Registro volontari

• È presente il registro dei volontari non occasionali?
• Il registro è aggiornato e coerente con i volontari effettivamente attivi?
• L’ente è in grado di dimostrare la corretta copertura assicurativa dei volontari?

Assetto documentale

• I documenti interni sono coerenti con le informazioni trasmesse o da trasmettere al RUNTS?
• È stata valutata l’opportunità della vidimazione preventiva dei libri sociali?

Richiamo normativo essenziale

Per completezza, si richiamano i principali riferimenti normativi e di prassi rilevanti sul tema:

• D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 117 (Codice del Terzo Settore), in particolare artt. 15, 17, 18, 30, 31, 47 e 48, richiamati nella documentazione esaminata
• D.M. 15 settembre 2020, recante disposizioni attuative sul RUNTS
• Nota Ministero del Lavoro 27 marzo 2026, n. 5003, in tema di diritto di consultazione dei libri sociali e criticità operative degli ETS
• Regole sui controlli ordinari RUNTS, che includono la verifica della corretta tenuta dei libri sociali e del registro dei volontari

Conclusioni

Alla luce dell’attuale quadro normativo e dei controlli sempre più orientati alla verifica sostanziale della governance degli enti, riteniamo opportuno che ogni ETS proceda quanto prima a un controllo interno della propria documentazione sociale e del sistema di gestione dei volontari.

Il nostro Studio è a vostra disposizione per organizzare una verifica dedicata, con particolare riferimento a:

1. controllo dei libri sociali obbligatori;
2. verifica e impostazione del registro dei volontari;
3. controllo di verbali assembleari e consiliari;
4. valutazione dell’opportunità di vidimazione preventiva;
5. allineamento documentale rispetto agli adempimenti RUNTS.